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信息管理中心开展计算机技术培训——如何使用WORD的邮件合并功能导入数据

发布时间：2021-11-04　　　来源：李若蘅

5月19日，我院信息中心尚震老师在计算机房为各部门相关老师就“如何使用WORD的邮件合并功能导入相关数据”开展了技术培训课程。

尚震老师开展技术培训课程

培训课程现场图

各部门相关老师认真学习培训课程

下面请看具体操作步骤：

运用WORD邮件合并功能，应用在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变的情况

工具/原料

word

excel

方法/步骤

1、启动Excel2007，建立学生信息工作簿——“ReportExcel.xlsx”文件，（如下图）。启动Word2007，建立学生信息标准表格。

提示：此时设置的Excel数据标题和Word数据标题要保持一致。

1.单击菜单栏中的“邮件”选项，在下方工具栏中单击“开始邮件合并”选项,在下拉菜单中　　选择“信函”型主文档并单击“确定”按钮，（如下图）。

2.连接到数据源文件并选择工作表　　单击邮件合并工具栏上的“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”，然后选择此次合并数据所在的工作表ReportExcel.xls并单击“确定”按钮，（如下图所示）。

3.向主文档插入合并域　　先将光标定位在需要插入合并域的位置上，然后单击邮件合并工具栏上的“插入合并域”按钮，选择需要插入的合并域，并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。重复以上操作，直至将所需插入的合并域全部插入为止，（如下图所示）。保存。

特别说明：对于照片的处理要分两步进行：1、在照片区域点菜单“插入”--“文档部件”--“域”（类型选IncludePicture,并命名为“照片”）。2、选中信息表中的“照片”（Alt+F9可切换成源代码方式），再点“插入合并域”--“照片”建立联系。

4.合并数据源到新文档　　1、单击邮件合并工具栏上的“完成并合”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”记录，并按“确定”按钮，（如下图所示），则可以生成数据源中所有学生的中考报名信息文档。

5.保存就成为我们需要的文件了。

几点注意事项：

要把EXCEL表格数据、word模板和照片放在同一个文件夹里面。

EXCEL表要添加“照片格式”和“照片名”两项，照片要统一格式，“照片名”公式“=A2&K2”，即=“姓名”&“照片格式”。

WORD模板的制作一定不能够使用文本框，而要使用绘制表格，因为文本框无法按住CTRL+A 全选选中，而绘制表格却可以，这样方便制作完成后按住F9刷新，显示照片。

“照片名”要有.jpg的后缀，照片的像素统一为要打印的大小，比如设置的模板的照片框是2寸的，那么就事先把照片的像素通过修图软件的批量处理调整为2寸的像素，这样调整之后，合并的时候不用再调整照片的大小了。

若照片不正常显示可用组合键“CTRL+A”、“F9”刷新即可正常。

撰稿：信息管理中心

摄影：信息管理中心

编辑：信息管理中心

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